Privacy policy chatbot Prénatal

Art. 13 Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio Europeo

Prénatal S.p.A., con sede legale in Milano, via Bertani 6, Partita IVA n. 00857680151 (di seguito la “Società” o il “Titolare”), Titolare del trattamento dei dati personali, fornisce qui di seguito l’informativa privacy ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito “GDPR”), agli Interessati. La Società, in qualità di Titolare del trattamento si impegna a tutelare la riservatezza e i diritti dell’Interessato e, secondo i principi dettati dalle norme citate, il trattamento dei dati forniti sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza.

1. FINALITÀ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

I dati personali degli Interessati saranno trattati dalla Società per le seguenti finalità di trattamento:

• a) dare seguito alle richieste o segnalazioni dell’Interessato, offrire servizi di assistenza commerciale, tecnica e più in generale di customer care. Le attività di assistenza commerciale fornite tramite chatbot potranno essere svolte con il supporto di modelli algoritmici di intelligenza artificiale volti all’efficientamento dei processi aziendali e al miglioramento dell’esperienza di acquisto degli utenti. Per informazioni di dettaglio si rinvia al paragrafo 2.1 “Modalità e logiche di funzionamento dei sistemi di intelligenza artificiale”.
• b) svolgere tutte le attività amministrative, contabili e fiscali correlate alla finalità di cui alla lettera a) che precede nonché rispettare le disposizioni di leggi e regolamenti, nazionali ed esteri, oppure eseguire un ordine dell’autorità giudiziaria o di altre autorità alle quali il Titolare è soggetto;
• c) esercitare i diritti del Titolare con particolare riferimento a quello di difesa in giudizio e alla gestione del contenzioso.

Il conferimento dei dati per la finalità di cui alla lettera a) è facoltativo e necessita del preventivo consenso dell’Interessato. L’Interessato ha diritto di revocare in qualsiasi momento il proprio consenso per la finalità sopradetta, senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento svolto dal Titolare sino alla revoca.

Il conferimento dei dati per le finalità di cui alle lettere b) e c) è facoltativo; tuttavia, un eventuale rifiuto a conferirli determinerà l’impossibilità per il Titolare di porre in essere le attività ivi indicate. Il trattamento è lecito in quanto effettuato per l’adempimento di obblighi precontrattuali e contrattuali nonché per altri obblighi di legge in capo al Titolare.

2. MODALITÀ DEL TRATTAMENTO

Il trattamento dei dati è effettuato in modalità elettronica e/o cartacea, mediante registrazione, elaborazione, archiviazione e trasmissione dei dati, anche con ausilio di strumenti informatici. Gli strumenti e i supporti utilizzati nell’ambito dello svolgimento delle attività di trattamento sono idonei a garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati.

Nello svolgimento delle attività di trattamento, la Società si impegna a:

• assicurare l’esattezza e l’aggiornamento dei dati trattati, e recepire prontamente eventuali rettifiche e/o integrazioni richieste dall’Interessato;
• adottare misure di sicurezza idonee a garantire un’adeguata protezione dei dati, in considerazione dei potenziali impatti che il trattamento comporta sui diritti e le libertà fondamentali dell’Interessato;
• notificare all’Interessato, nei tempi e nelle casistiche previste dalla normativa cogente, eventuali violazioni dei dati personali;
• garantire la conformità delle operazioni di trattamento alle applicabili disposizioni di legge.

2.1 Modalità e logiche di funzionamento dei sistemi di intelligenza artificiale

Prénatal S.p.A. utilizzerà sistemi di intelligenza artificiale garantendo una particolare attenzione alla sicurezza dei dati degli Interessati. Le applicazioni saranno finalizzate a incrementare le funzionalità della chatbot presente sul sito web del Titolare per migliorare l’esperienza di acquisto degli utenti, mediante l’introduzione di servizi di consulenza basati su sistemi di intelligenza artificiale generativa in grado di supportare gli utenti nella selezione di un prodotto in vendita sul sito web. Per tali attività, il Titolare utilizzerà API specifiche per le aziende, che assicurano elevati standard di privacy e sicurezza (es. SOC 2 Type 2 compliant), messe a disposizione dal fornitore.

Nell’ambito dell’attività descritta, non sarà previsto un trattamento sistematico dei dati personali degli utenti che interagiranno con la chatbot per ricevere assistenza commerciale. Tuttavia, tali informazioni potranno essere raccolte e conservate nell’ambito del servizio offerto, se saranno fornite volontariamente dall’Interessato o se l’utente sarà loggato al sito web tramite un account personale.

Inoltre, in qualsiasi momento l’Interessato potrà richiedere di interagire con un operatore umano.

Infine, i dati personali non verranno utilizzati per allenare algoritmi di intelligenza artificiale (training) e non verranno trattati e conservati per finalità ulteriori rispetto a quanto indicato al paragrafo 1. “Finalità e base giuridica del trattamento”.

Per ricevere maggiori informazioni circa le modalità di funzionamento e le misure di sicurezza adottate dalla Società è possibile contattare la stessa al seguente indirizzo e-mail: privacy@prenatal.com.

3. COMUNICAZIONE E DIFFUSIONE DEI DATI

Ferme restando le comunicazioni eseguite in adempimento di obblighi di legge, i dati personali dell’Interessato potranno essere conosciuti, oltre che dal Titolare, da:

• dipendenti e collaboratori del Titolare in qualità di addetti autorizzati al trattamento dei dati;
• soggetti che gestiscono servizi di customer care per la Società;
• soggetti che forniscono servizi per la gestione della chatbot implementata sul sito web del Titolare;
• autorità in genere, amministrazioni, enti e organismi pubblici, sia nazionali che esteri;
• consulenti terzi.

I soggetti appartenenti alle categorie suddette svolgono la funzione di Responsabile del trattamento dei dati per conto del Titolare.

I dati personali non saranno oggetto di diffusione, ossia non ne verrà data conoscenza a soggetti indeterminati, in nessuna possibile forma, inclusa quella della loro messa a disposizione o semplice consultazione.

4. TRASFERIMENTI ALL’ESTERO

I dati personali verranno archiviati ed elaborati all’interno dell’Unione europea. In caso di eventuali trattamenti di dati personali al di fuori dell’Unione Europea gli stessi avverranno unicamente previa adozione di adeguate garanzie, come previsto dalla normativa cogente.

5. POLITICA IN MATERIA DI CONSERVAZIONE DEI DATI

La Società conserva nei propri sistemi i dati personali in una forma che consenta l’identificazione degli Interessati secondo i seguenti criteri:

• per la finalità di cui alla lettera a), i dati sono conservati per 24 mesi dalla data di prestazione del consenso da parte dell’Interessato, a meno che tale consenso venga revocato prima della fine del periodo di conservazione stabilito;
• per le finalità di cui alle lettere b) e c), i dati sono conservati per un arco di tempo che consente di ottemperare a specifici obblighi normativi o contrattuali.

6. DIRITTI DELL’INTERESSATO

L’Interessato ha il diritto, laddove applicabile, di ottenere in qualunque momento la conferma dell’esistenza o meno dei propri dati personali e di conoscerne il contenuto e l’origine, verificarne l’esattezza o chiederne l’integrazione o l’aggiornamento, oppure la rettifica (artt. 15 e 16 del GDPR). Inoltre, l’Interessato ha il diritto di chiedere la cancellazione, la limitazione al trattamento, la revoca del consenso, la portabilità dei dati nonché di proporre reclamo all’autorità di controllo e di opporsi in ogni caso, per motivi legittimi, al loro trattamento (art. 17 e ss. del GDPR).

Al fine dell’esercizio dei diritti previsti dal GDPR, l’Interessato potrà:

1. inoltrare le sue richieste al Titolare, scrivendo una e-mail al seguente indirizzo: privacy@prenatal.com;
2. o in alternativa contattare il Titolare al seguente indirizzo: Prénatal S.p.A., Via delle Primule n. 5, 20815 Cogliate (MB) indicando nell’oggetto “Privacy”.

Il Titolare ha inoltre nominato il “responsabile della protezione dei dati” previsto dal GDPR (“Data Protection Officer” o “DPO”). L’Interessato può contattare il DPO al seguente indirizzo e-mail: privacy@prenatal.com.